Privacyverklaring

Voor de gegevens van uw account en uw organisatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen zelf waarom en hoe wij die verwerken.

Voor alles wat u ín Werqio vastlegt — foto’s van een locatie, meldingen met namen erin, handtekeningen onder een oplevering — zijn wij verwerker. Uw organisatie bepaalt wat er wordt vastgelegd en wie het mag zien; wij voeren dat uit. Het onderscheid bepaalt bij wie een betrokkene terecht kan: voor werfmateriaal is dat uw organisatie, niet wij.

Accountgegevens: naam, e-mailadres, taalvoorkeur, en de rol die u binnen een organisatie heeft.

Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en de projecten en locaties die u aanmaakt.

Vastgelegd werk: foto’s en de gegevens die daarbij horen (tijdstip van opname, en locatiegegevens wanneer uw apparaat die meelevert), meldingen, opmerkingen, inspectieantwoorden, handtekeningen en rapportages.

Gebruiksgegevens: wanneer iets is aangemaakt, gewijzigd, goedgekeurd of gedeeld, en door wie. Dit is de vastlegging die de dienst bruikbaar maakt als dossier; zonder die sporen is een goedkeuring niet terug te voeren op een persoon.

Technische gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen, zoals IP-adres bij het inloggen.

Een foto van een locatie kan mensen in beeld hebben, of een kenteken, of een naambordje. Camera’s leggen daarnaast vaak GPS-coördinaten en tijdstip in het bestand vast.

Werqio bewaart die gegevens omdat ze de bewijswaarde van een foto bepalen: een opleverfoto zonder tijdstip zegt weinig. Beoordeel daarom wat u fotografeert en met wie u het deelt — u bepaalt dat, en de zichtbaarheidsinstelling per melding of foto is daarvoor bedoeld.

Gebruikt uw organisatie de urenregistratie, dan wordt per medewerker vastgelegd wanneer een timer is gestart en gestopt, op welk project, en of het om werktijd of reistijd ging. Een notitie erbij is optioneel. Dit zijn arbeidsgerelateerde persoonsgegevens en daarmee een andere categorie dan een foto van een scheur in een muur.

De urenregistratie legt geen locatie vast. Er wordt niet bijgehouden waar iemand is, of iemand rijdt, of hoe snel. Vastgelegd worden uitsluitend een begintijdstip, een eindtijdstip en de herkomst daarvan — of de klok van de server kwam of van het apparaat. Dat laatste staat erbij omdat een telefoon zonder verbinding zijn eigen klok gebruikt, en dan hoort zichtbaar te zijn welke klok het was.

Zet uw organisatie aankomstherkenning aan, dan gebruikt de app de locatie van het toestel wél — om te merken dát iemand ergens aankomt, zonder vast te leggen waar dat was. Wat daar precies bij gebeurt staat hieronder onder "Aankomstherkenning".

Iedere medewerker ziet zijn eigen uren. Daarnaast kunnen de eigenaar, beheerders en projectleiders van uw organisatie de uren per project inzien, omdat dat de vraag is waarvoor de registratie bestaat: wat heeft dit werk gekost. Opdrachtgevers en onderaannemers zien uren nooit, ook niet wanneer zij toegang hebben tot het project zelf.

Uren zijn bedoeld om projecten te kunnen naberekenen en factureren, niet om aanwezigheid te controleren. Werqio kent geen overzicht van wie er op dit moment aan het werk is.

Uren volgen dezelfde bewaartermijn als de rest van uw dossier: zij blijven beschikbaar zolang uw abonnement loopt. Wettelijke bewaarplichten voor urenadministratie rusten op uw werkgever, niet op ons.

Zet u pushmeldingen aan, dan ontvangt u een bericht op uw telefoon wanneer er werk aan u wordt toegewezen. Dat gebeurt alleen nadat u daar op uw toestel toestemming voor heeft gegeven; trekt u die in, of meldt u zich af, dan vervalt de registratie van uw toestel.

Een pushmelding bevat uitsluitend het nummer van de melding — bijvoorbeeld "Melding #14 is aan u toegewezen". Er staat geen omschrijving in, geen projectnaam, geen adres en geen naam van een persoon. Dat is een bewuste keuze: een melding is op een vergrendeld scherm zichtbaar voor iedereen die meekijkt.

Om het bericht af te leveren gaat het langs Expo (Verenigde Staten) en vervolgens langs Google of Apple, afhankelijk van uw toestel. Zij ontvangen daarbij het adres van uw toestel en de bovengenoemde tekst. Dit is de enige verwerking in Werqio waarbij gegevens de Europese Economische Ruimte verlaten; uw dossier zelf blijft staan waar het staat.

Wilt u dat niet, zet pushmeldingen dan uit. De app werkt zonder: toegewezen werk staat gewoon in het overzicht.

Aankomstherkenning is standaard uit. Zij werkt alleen wanneer uw organisatie haar aanzet én de medewerker haar daarna op het eigen toestel aanzet. Eén van beide uit betekent uit.

Staat zij aan, dan geeft de app de adressen van uw projecten door aan het besturingssysteem van de telefoon, met het verzoek een seintje te geven zodra het toestel binnen de ingestelde straal komt of die weer verlaat. Het besturingssysteem doet dat werk; Werqio krijgt geen stroom van locaties binnen en vraagt er ook niet om.

Wat er bij zo’n seintje gebeurt is één ding: de app vraagt op het toestel of de klok mee moet. De medewerker beslist. Er wordt niets automatisch gestart of gestopt — een uur dat niemand heeft gekozen is geen bewijs van iets, en zou het eerste zijn waarover discussie ontstaat.

Er wordt geen locatiegeschiedenis bewaard. Niet op het toestel, niet op onze servers. Coördinaten worden gebruikt om een zone in te stellen en verder nergens vastgelegd; er bestaat geen overzicht van waar iemand is geweest, omdat de dienst er geen nodig heeft en wij er niet verantwoordelijk voor willen zijn.

Uw organisatie ziet niet wie de functie op het eigen toestel heeft aanstaan. Die keuze blijft op het toestel en wordt niet naar ons verstuurd: het is een gegeven over een persoon waar niemand hier iets aan heeft.

De telefoon vraagt hiervoor toestemming voor locatie op de achtergrond, en die toestemming kan altijd worden ingetrokken — in de app onder Profiel, of in de instellingen van het toestel. Daarna werkt de rest van de app gewoon door; de klok start dan weer met een druk op de knop, zoals altijd.

Projecten zonder adres krijgen geen aankomstherkenning.

Om de dienst te leveren: uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie.

Om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen: gerechtvaardigd belang.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld administratieve bewaarplichten.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet door, en trainen er geen modellen mee.

Binnen uw organisatie: de mensen aan wie u toegang geeft, met de rol die u hun geeft. Toegang is per project geregeld, niet per organisatie — een opdrachtgever van het ene project ziet niets van een ander.

Opdrachtgevers en onderaannemers zien uitsluitend wat u uitdrukkelijk met hen deelt. Standaard is alles intern.

Aan onze kant: uitsluitend medewerkers die toegang nodig hebben voor onderhoud en ondersteuning.

Toegangsrechten worden afgedwongen door de database zelf, niet alleen door de applicatie. Een gebruiker zonder recht op een document krijgt het ook niet als hij de applicatie omzeilt.

Verkeer tussen uw apparaten en onze servers is versleuteld. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn voor ons niet leesbaar.

Uitnodigingen en deellinks werken met eenmalige tokens waarvan wij alleen een hash bewaren, zodat een datalek geen werkende links oplevert.

De servers waarop Werqio draait en waarop uw gegevens worden opgeslagen, staan in Nederland en daarmee binnen de Europese Economische Ruimte. Voor de opslag van uw dossier vindt geen doorgifte naar landen daarbuiten plaats.

Kiest u ervoor in te loggen met een Microsoft-account, dan controleert Microsoft uw identiteit en gelden daarvoor de voorwaarden van Microsoft. Wij ontvangen daarbij uw naam en e-mailadres. Uw wachtwoord komt nooit bij ons terecht.

Onze inlogdienst bewaart daarnaast de toegangssleutels die Microsoft bij het inloggen afgeeft. Die geven uitsluitend toegang tot uw eigen profielgegevens — niet tot uw e-mail, agenda of bestanden. U kunt die toegang op elk moment intrekken in de beveiligingsinstellingen van uw Microsoft-account; u kunt daarna gewoon met uw wachtwoord blijven inloggen.

Zolang uw abonnement loopt, bewaren wij wat u heeft vastgelegd. Dat is de bedoeling van een dossier: een oplevering van vorig jaar moet volgend jaar nog terug te vinden zijn.

Na beëindiging blijven uw gegevens nog 90 dagen beschikbaar zodat u ze kunt exporteren. Daarna verwijderen wij ze.

Gegevens die wij op grond van een wettelijke plicht moeten bewaren, zoals facturatiegegevens, bewaren wij zolang die plicht duurt — ook wanneer de termijn hierboven al is verstreken.

Wij maken gebruik van een hostingpartij voor servers en opslag, en van een e-mailverzender voor berichten zoals uitnodigingen en wachtwoordherstel. Met beide zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Een actuele lijst van verwerkers verstrekken wij op verzoek.

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens.

Inzage en overdraagbaarheid zijn in de applicatie ingebouwd: een beheerder kan de volledige gegevens van de organisatie exporteren, records en bestanden, zonder ons daarvoor te hoeven vragen.

Verwijderen van uw account kan ook zelf. Wat dat precies doet, zeggen wij liever vooraf dan achteraf: uw account, uw profiel en uw lidmaatschappen worden vernietigd. Wat u heeft vastgelegd bij organisaties waar u voor werkte blijft bestaan — wie een foto maakte, wie een melding oploste, wie een oplevering goedkeurde. Een goedgekeurde oplevering moet jaren later nog controleerbaar zijn, en "goedgekeurd door niemand" is geen dossier waar iemand op kan bouwen. Na verwijdering is die vermelding niet meer aan u te koppelen.

Gaat het om materiaal dat een organisatie in Werqio heeft vastgelegd, richt u dan tot die organisatie: zij bepaalt wat er met dat materiaal gebeurt, en zij is degene met een bewaarplicht. Wij ondersteunen hen daarbij.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De applicatie plaatst uitsluitend cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.